Дашборд для руководителя: что на нём должно быть — 7 примеров

Короткий ответ на вопрос из заголовка: на главном экране — 5–7 цифр, у каждой есть план или сравнение, под ними — список отклонений с причиной и ответственным. Всё остальное уходит на отдельные экраны: продажи, отдел продаж, деньги, дебиторка, маржа, склад. Так устроены все семь примеров ниже.

Примеры собраны на условных данных ООО «Ромашка»: оптовая торговля инструментом и крепежом, три менеджера и продажи на маркетплейсах. Цифры сходятся между экранами: выручка и маржа на главном экране те же, что на экранах продаж и маржи. Для каждого примера указано, кому он нужен, на какой вопрос отвечает, какие на нём показатели и откуда берутся данные.

Что должно быть на дашборде руководителя

Дашборд нужен, чтобы быстрее принимать решения, а не чтобы смотреть на графики. Поэтому хороший экран отвечает на три вопроса, и именно в таком порядке:

1. Всё ли в порядке? Итоги с планом: выручка, выполнение плана, маржа, деньги, долги покупателей, запасы.
2. Где отклонение и почему? Не «упала выручка», а «закончился ходовой товар, поставка 21.10».
3. Кто разбирается и где подробности? У каждого отклонения есть ответственный, а по клику открывается экран второго уровня — до сделки, заказа или документа.

Отсюда пять правил, по которым можно проверить любой дашборд руководителя:

• 5–7 цифр на первом экране. Больше за минуту не прочитать. Остальное — на экранах второго уровня.
• У каждой цифры есть сравнение. План, прошлый период или порог. Без него цифра не говорит, хорошо это или плохо.
• Цвет — только для отклонений. Красный — решение нужно сегодня, жёлтый — на этой неделе. Если красного много, пороги выбраны неверно.
• Одна формула на всю компанию. Выручка по отгрузкам или по оплатам, с НДС или без — это решают один раз и записывают в словарь показателей. Итоги совпадают с 1С.
• Данные приходят сами. Для большинства решений хватает обновления раз в сутки, к началу рабочего дня. Таблица, которую заполняют руками по пятницам, — уже отчёт, а не дашборд.

Пример 1. Главный экран собственника: шесть цифр и отклонения

С этого экрана начинается утро. Сверху шесть итогов, по одному на каждую область, под ними — отклонения за вчера. Если отклонений нет, экран можно закрыть через полминуты.

Посмотрите на вторую цифру. «53 % плана» без подписи «прошло 48 % месяца» читается как отставание, а с подписью — как опережение. Выполнение плана всегда сравнивают с долей прошедшего месяца, а не со 100 %.

Каждая строка отклонений ведёт на свой экран: разрыв — в деньги, «Вектор» — в дебиторку, Смирнова — в отдел продаж. Те же строки можно получать утренней сводкой в мессенджер или на почту, не открывая дашборд.

Кому

Собственнику и генеральному директору

Вопрос

Всё ли в порядке и куда смотреть сегодня

Показатели

Выручка вчера к плану дня, выполнение плана месяца, валовая маржа, деньги на счетах, просроченная дебиторка, позиции, которые закончатся до поставки

Источники

1С, CRM, банк

Обновление

Раз в сутки, к 7:00

Пример 2. Дашборд по продажам: план-факт и прогноз месяца

Коммерческому директору сумма продаж с начала месяца сама по себе мало что говорит. Ему нужен ответ: успеем ли сделать план и какие каналы тянут вниз. Поэтому главный показатель этого экрана — прогноз на конец месяца.

Прогноз считают по рабочим дням: средний рабочий день (1 460 тыс. ₽) умножают на 11 оставшихся рабочих дней, средний выходной (610 тыс. ₽) — на 5 оставшихся выходных и прибавляют к факту. Получается 37,6 млн ₽. Простое «факт ÷ 15 × 31» дало бы 38,2 млн ₽: во второй половине октября выходных больше, и календарный прогноз завышен на 600 тыс. ₽.

День сравнивают с планом дня, а не со вчерашним днём: понедельник к воскресенью всегда выглядит ростом в два раза. Такой дашборд по продажам можно собрать и в Excel или Google Таблицах, если выручку туда раз в день выгружает 1С. Заполнять руками не стоит: через месяц таблицу перестанут обновлять. Готовый шаблон ежедневного план-факта — в статье РНП «рука на пульсе».

Кому

Собственнику, коммерческому директору

Вопрос

Выполним ли план месяца и за счёт каких каналов

Показатели

Выручка по дням и план дня, выполнение плана, прогноз на конец месяца, выручка и план по каналам

Источники

1С (реализации), план продаж из таблицы или 1С

Обновление

Ежедневно, в последнюю неделю месяца — каждый час

Пример 3. Дашборд отдела продаж: менеджеры и воронка

Руководителю отдела продаж итог месяца нужен меньше, чем ответ на вопрос «кто не выполнит план и почему». Для этого рядом с выполнением плана ставят воронку по каждому менеджеру и сделки, которые стоят без движения.

Смирнова отстаёт не из-за заявок: коммерческих предложений она отправила почти столько же, сколько Ким. Сделки теряются между КП и счётом — 31 % против 61–63 % у коллег, и четыре сделки из шести стоят больше недели. Это разговор на сегодняшней планёрке, а не задача для маркетинга.

Активность — звонки, встречи, отправленные КП — добавляют на экран, только если менеджеры действительно отмечают её в CRM. Иначе дашборд отдела продаж покажет не работу отдела, а дисциплину заполнения.

Кому

Руководителю отдела продаж, собственнику

Вопрос

Кто не выполнит план и на каком этапе теряются сделки

Показатели

План-факт по менеджерам, конверсия по этапам воронки, сделки без движения больше 7 дней, средний чек

Источники

CRM (Битрикс24, amoCRM), оплаты из 1С

Обновление

Ежедневно, к планёрке

Пример 4. Деньги: остаток на четыре недели вперёд

«Продажи идут, а денег на счёте нет» — так выглядит бизнес без этого экрана. Он показывает не остаток на сегодня, а остаток по дням на месяц вперёд: поступления по срокам оплаты из договоров минус платежи поставщикам, зарплата и налоги.

Разрыв видно за неделю, и время на решение ещё есть. Долг «Вектора» (820 тыс. ₽) его не закроет: −1,2 + 0,82 = −0,4 млн ₽. Закроет перенос половины оплаты поставки на неделю или овердрафт, о котором договорились заранее. Если узнать о разрыве утром 23 октября, вариантов не останется.

Платёжный календарь — оперативный инструмент. Месячные ОПиУ, ДДС и баланс по направлениям собирают отдельно: это управленческая отчётность из 1С, и дашборд к ней подключается.

Кому

Собственнику, финансовому директору

Вопрос

Хватит ли денег на зарплату, налоги и поставщиков в ближайшие четыре недели

Показатели

Остаток на счетах, поступления по срокам оплаты, платежи по графику, минимальный остаток и его дата

Источники

Банк (выписки), 1С (заказы, договоры, долги), заявки на оплату

Обновление

Ежедневно, после загрузки выписки

Пример 5. Дебиторка: кто должен и кому ещё отгружаем

Отчёт по долгам есть в любой 1С, но открывают его, когда касса уже пустая. На дашборде долги разложены по срокам просрочки, а наверху стоят клиенты, которым продолжают отгружать при долге.

Самый опасный долг здесь — не самый старый. С ИП Соколовым уже понятно, что делать: отправлена претензия. А «Вектору» продолжают отгружать при просрочке 14 дней, и долг растёт с каждой отгрузкой. Поэтому отгрузка клиенту с просрочкой — всегда строка в отклонениях на главном экране.

Просрочку считают от срока оплаты по договору, а не от даты отгрузки. Иначе в должники попадут клиенты с законной отсрочкой на 30 дней.

Кому

Финансовому директору, руководителю отдела продаж

Вопрос

Кто должен, сколько просрочено и где риск не получить деньги

Показатели

Дебиторка всего и просроченная, долг по срокам 1–30, 31–60 и больше 60 дней, отгрузки при просрочке, ответственный менеджер

Источники

1С (взаиморасчёты, сроки оплаты по договорам), CRM

Обновление

Ежедневно

Пример 6. Маржа: где зарабатываем, а где продаём в минус

Выручка показывает, сколько продали, маржа — сколько заработали. На главном экране «Ромашки» маржа 27,4 % при плане 30 %. Экран маржи объясняет, откуда минус 2,6 процентного пункта.

Причин две, и они разного сорта. Садовую технику распродают в конце сезона почти без маржи — это осознанное решение, его достаточно видеть в цифрах. А скидки больше 15 % в электроинструменте два менеджера дали без согласования — это уже вопрос регламента скидок.

Маржу считают по себестоимости из 1С. Если себестоимость там закрывают раз в месяц, экран так и подписывает цифру: «оценка до закрытия месяца». Спросить словами «почему упала маржа в октябре» и получить ответ с расчётом можно через ИИ-агента для 1С.

Кому

Собственнику, коммерческому директору

Вопрос

Где теряем маржу и почему

Показатели

Валовая маржа в рублях и процентах по группам товаров, клиентам и менеджерам, скидки сверх лимита, позиции в минусе

Источники

1С (выручка и себестоимость)

Обновление

Ежедневно или раз в неделю

Пример 7. Склад и закупки: запас в днях и неликвид

Остаток в штуках руководителю ничего не говорит. Говорят два числа: на сколько дней хватит товара при текущих продажах и сколько денег лежит в товаре, который не продаётся.

Запас в днях — это остаток, делённый на средние продажи в день за последние четыре недели. Если он меньше срока поставки, позиция попадает в список. «Шуруповёрт 18 В» закончился 13 октября, и это объясняет падение заказов на Ozon, которое видно на главном экране. Неликвид — обратная сторона: 1,2 млн ₽ в товаре без продаж больше полугода можно вернуть распродажей.

Кому

Собственнику, закупщику

Вопрос

Что закончится раньше поставки и сколько денег заморожено в товаре

Показатели

Запас в днях продаж, срок поставки, позиции с риском дефицита, неликвид в рублях, ABC- и XYZ-анализ

Источники

1С или МойСклад (остатки, продажи), сроки поставки из договоров

Обновление

Ежедневно

Кроме этих семи экранов часто нужны ещё три: маркетинг (цена заявки и оплаченного клиента по каналам), маркетплейсы (заказы, выкупы, реклама и ДРР по артикулам) и сводка по группе компаний, где внутренние обороты между юрлицами не задваиваются. Как они выглядят — на странице разработки дашбордов.

Показатели и формулы: как считать каждую цифру

Одна и та же «выручка» у бухгалтера, в CRM и у маркетолога часто означает три разные цифры. Чтобы на планёрке не спорить о цифрах, формулы записывают заранее. Вот как считаются показатели из примеров выше:

Такую таблицу называют словарём показателей. Её держат рядом с дашбордом: новый сотрудник за пять минут поймёт, откуда каждая цифра, а бухгалтер сможет проверить любую из них по отчёту 1С.

Как собрать дашборд руководителя: 5 шагов

1. Начните с решений, а не с показателей. Выпишите 5–7 решений, которые принимаете каждую неделю: заказать товар, поговорить с менеджером, перенести платёж, остановить отгрузки должнику. Каждое решение даёт одну цифру на главный экран.
2. Задайте каждой цифре порог и ответственного. Например: «сделка без движения больше 7 дней — руководитель отдела продаж». Без порога нет отклонения, без ответственного отклонение висит неделями.
3. Запишите формулы. Выручка по отгрузкам или по оплатам, с НДС или без, как учитывать возвраты — решите один раз и укажите отчёт 1С, по которому цифру можно проверить.
4. Нарисуйте макет на условных цифрах. Лист бумаги или таблица с главным экраном. Покажите его тем, кто будет им пользоваться, и уберите всё, что не ведёт к решению. Переделать макет дешевле, чем готовый дашборд.
5. Подключите источники и сверьте итоги с 1С. Выручка, оплаты, остатки и долги на дашборде должны совпадать с отчётами 1С на ту же дату. Потом — обновление по расписанию и 15-минутная планёрка по экрану раз в неделю.

Если на третьем шаге выясняется, что цифры в 1С и CRM не сходятся, а заказы живут в мессенджерах, начинать стоит не с дашборда. Сначала порядок в процессах — аудит бизнес-процессов, потом дашборд на чистых данных.

Где собрать дашборд

Power BI имеет смысл, если он у вас уже есть. Для старта большинству компаний хватает Google Таблиц или DataLens на одного зрителя.

Частые ошибки: почему дашборд перестают открывать

• Сорок графиков вместо шести цифр. Дашборд собирают «чтобы было всё», и через месяц его не открывают. Главный экран — только то, что ведёт к решению, детали — уровнем ниже.
• Цифры без плана. «Выручка 18,5 млн ₽» — это хорошо или плохо? Рядом с каждой цифрой нужен план, прошлый период или порог.
• Выручка вместо денег и маржи. Продажи растут, а платить поставщику нечем. На главном экране всегда есть маржа и остаток денег.
• У каждого отдела своя выручка. В CRM одна сумма, у бухгалтера другая, и планёрка уходит на спор. Помогают словарь показателей и сверка итогов с 1С.
• Ручное обновление. Таблицу заполняют по пятницам, к понедельнику она устарела, а формулы знает один человек. Данные должны приходить сами, по расписанию.
• Сравнение со вчерашним днём. Понедельник к воскресенью всегда рост, пятница к четвергу — случайность. Сравнивайте с планом дня или с тем же днём прошлой недели.
• Отклонение без хозяина. Красная цифра висит неделю, потому что непонятно, чья она. У каждого порога — ответственный и срок реакции.

Чек-лист: проверьте свой дашборд за пять минут

Отметьте, что уже есть в вашем дашборде или в отчёте, который его заменяет. Отметки сохраняются только в этом браузере.

1. На главном экране не больше семи цифр
2. У каждой цифры есть план, порог или сравнение
3. Кроме выручки видны маржа и остаток денег
4. Отклонения показаны с причиной, а не только цветом
5. У каждого отклонения есть ответственный
6. Формулы записаны, итоги совпадают с 1С
7. Данные обновляются сами, без ручных выгрузок
8. Дашборд открывают каждую неделю: по нему идёт планёрка

Вопросы и ответы